GDPR

Föreningen håller medlemsbaserade register i form av medlemsförteckning, och pantregister samt avtal och handlingar för boendet, såsom för överlåtelse, medlemskap och för part, medlem och/eller lägenhet, specifika förhållande och är därmed personuppgiftsansvarig. Ändamålet med registreringen av eventuella personuppgifter är för att kunna genomföra aktuella uppdrag mellan boende/medlem och förening/styrelse. Behandlingen av personuppgifter sker enligt dataskyddsförordningens (GDPR) regler. Utlämnande av personuppgifter enligt ovan och enligt avtal, kan göras till personuppgiftsbiträden såsom mäklare och finansinstitut när detta är påkallat. Detta sker exempelvis vid överlåtelser och vid pantförskrivningar, till myndigheter och revisorer samt avtalade förvaltare av föreningens uppdrag och administration.

Register som förs enligt lag

Enligt lag måste en bostadsrättsförening föra både ett lägenhetsregister, en medlemsförteckning och ett pantregister. I dessa kan man se en förteckning över föreningens samtliga lägenheter, vilka som äger respektive bostadsrätt, vilka som är medlemmar i bostadsrättsföreningen samt vilka som har tagit ut eventuella panter i en lägenhet. Dessa register hanteras av vår ekonomiska förvaltare Nabo, och de enda som har möjlighet att ta del av dessa är styrelsen i bostadsrättsföreningen samt ansvarig personal hos vår ekonomisk förvaltare. Då dessa register enligt lag måste föras finns det ingen möjlighet för medlemmen att kräva att plockas bort ur registren.

Enligt lag är vi också skyldiga att arkivera de överlåtelsehandlingar som mäklare överlämnar i samband med att en bostadsrätt säljs eller överlåts, vid medlems- inträde och utträde.

Register som förs för att styrelsen ska kunna genomföra sitt uppdrag

Styrelsen i bostadsrättsföreningen för också ett register över samtliga medlemmar och eventuella andra boende i lägenheterna (ex. andrahandshyresgäster) samt lokalhyresgäster. Syftet med detta register är att:

– Ha information om vilka som bor i vilken lägenhet, för att ha koll på vilka som bor i föreningen och på så sätt undvika obehöriga.

– Ha rätt information/underlag vid renoveringar och planerat underhåll.

– Ha möjlighet att (företrädelsevis via e-postlista) skicka information till samtliga boende kring viktiga händelser i bostadsrättsföreningen.

– Vid nödsituation såsom brand eller liknande ha en förteckning över alla boende för att kunna bistå brandkåren eller annan myndighet vid en eventuell räddningsauktion.

– Hantera uthyrning av extraförråd eller föreningens parkeringsplatser.

Styrelsen lämnar inte ut någon kontaktinformation till medlem eller annan boende, utan att detta först har godkänts av den enskilda personen i det enskilda fallet. Tillfälle när detta skulle kunna vara aktuellt är då någon form av renoveringsarbete måste utföras i fastigheten, och vi kommer då att inhämta tillstånd att lämna ut några kontaktuppgifter innan det görs.